29.09.2022

מכרז למנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת –למזכיר/ת משרדי הנהלת הקיבוץ

תיאור התפקיד:

ניהול שירותי משרד הנהלת הקיבוץ, מתן מענה אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי לממלאי תפקידים בקיבוץ ולחברים, אחריות כוללת לניהול, תפעול ואחזקת המזכירות.                    

תחומי העיסוק והאחריות:

• מתן שירותי משרד/אדמיניסטרציה למנהלים: ניהול יומנים ותיאומי פגישות חוץ ופנים, ניהול המידע הארגוני והנגשתו לשימוש לפי הצורך, מענה טלפוני, הדפסות, תיוקים וכל סיוע הנדרש למנהלים.
• אחריות כוללת על דוא”ל ודואר המנהלה.
• קבלת קהל ואורחים במזכירות.
• קבלת פניות בנושאים שונים מחברי ותושבי הקיבוץ והפנייה לגורם הרלוונטי.
• עזרה לענפי המשק והקהילה, עפ”י צורך ודרישה.
• הקלדה והפצת מכתבים, סיכומי ישיבות, פרוטוקולים, תיוק ותיעוד של כלל המסמכים.
• הכנת מצגות וחומר מסייע לדיונים בשיתוף עם המנהלים.
• ארגון ישיבות ואירועים שבאחריות המזכירות (אסיפות, מנהלות, חגים- הכנת חדר ישיבות, הכנת חומרים לפגישה, כיבוד ועוד).
• אחריות על אחזקת מבנה המזכירות וניקיונו.
• אחריות על הזמנת ציוד משרדי וקניות מהכולבו.
• תפעול ותחזוקה שוטפת של מכונת הצילום.
• ריכוז רשימות הזמנת תווי שי בחגים וחלוקתם.
• פרסומים שונים לציבור: הודעות שוטפות, מכרזים, פרוטוקולים, קורים דברים, משולחן המנהלים ועוד.
• ניהול דו”ח האוכלוסייה – הכנת אישורי תושבות, ריכוז ועדכון קבצי אוכלוסין, הכנה והפצת מכתבי מעברי סטאטוסים של חברים בקיבוץ.
• אחריות על ריכוז ועדכון המידע בנושא תיקי שיוך אישיים של החברים.
• יכולת עבודה עצמאית בנושאים אדמיניסטרטיביים מול גורמי חוץ רלוונטיים: מועצה אזורית, תנועה קיבוצית, אדריכל הקיבוץ, עו”ד הקיבוץ וגורמים נוספים.
• תיאום מול חברים ו/או גורמי חוץ לחתימות על הסכמים שונים.
• אחריות להעלאה שוטפת של חומרים לאתר הקיבוץ.

• דרישות התפקיד:
• ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי או בניהול משרד.
• יכולת ארגון, סדר ועבודה מול ריבוי משימות.
• עבודה בסביבה ממוחשבת: OUTLOOK, WORD, POWERPOINT, EXCEL.
• אמינות, דיסקרטיות, מסירות ואחריות.
• תקשורת בינאישית ויחסי אנוש טובים, תודעת שירות גבוהה.
• נכונות לעבוד בשעות לא שגרתיות.
• השכלה אקדמית – יתרון                                                

כפיפות ארגונית: מנהל/ת קהילה ויו”ר קיבוץ.

היקף משרה: מלאה (5 ימים בשבוע, שעות עבודה יקבעו בתיאום עם מנהל/ת הקהילה). נכונות לעבודה גם בשעות אחה”צ-ערב לפי הצורך.

קו”ח יש להעביר לאילת וולובסקי, מנהלת משאבי אנוש masha5@maale5.com עד 30.9.2022.