18.02.2021

בישיבה מס’ 23/20 מיום 24.11.2020 החליטה מנהלת מעלה החמישה על הקמת מנהלת לניהול פרויקט “הפעימה השישית” בקיבוץ (להלן: מנהלת הפרויקט).   

מטרת הנוהל: להסדיר את אופן עבודת המנהלת, לשמור על תקינות קבלת החלטותיה ועל יישומן, לקיים מעקב מובנה אחר שלבי התקדמות פרויקט הבניה ולקבוע את אופן פרסום ההחלטות לבונים.

מנהלת הפרויקט: הגוף אשר יהווה סמכות ניהולית לפרויקט בניית “הפעימה השישית”, ולצורך כך ידון ויקבל החלטות בנושאים הנדרשים לשם כך, ילווה את התכנון והבניה תוך שמירה על איזון בין צורכי הפרויקט והבונים לבין צורכי הקיבוץ והחלטותיו.

המנהלת תהיה מורכבת מנציגי הקיבוץ ונציגי הבונים בהתאם למפורט להלן.

אחריות ליישום הנוהל: מנהלת קיבוץ מעלה החמישה תאשר נוהל זה ותפרסמו לכלל החברים ותהיה אחראית ליישומו באמצעות יו”ר הקיבוץ.

הרכב המנהלת:

יו”ר מנהלת (מרכז המשק), מנהל הפרויקט, יו”ר קיבוץ, מנהל/ת קהילה, רכז בינוי/תשתיות של הקיבוץ, נציג ציבור נוסף (אשר ייבחר על ידי מנהלת הקיבוץ), 4 נציגי ציבור מקבוצת הבונים (2 נציגי בונים שהם במעמד “בני משק” ו-2 נציגי בונים שהם במעמד חברים אשר ייבחרו על ידי כלל הבונים).

מוזמנים נוספים לפי צורך: אדריכל, מפקח, מנהלת כספים, יועמ”ש, יועצים נוספים וכו’.

הגדרת הפרויקט: קידום תכנון, היתרים וביצוע של פיתוח ותשתיות פרויקט “הפעימה השישית”, ליווי, ניהול ובקרה על הליך התכנון והבנייה הפרטית ובקרה כללית על הבנייה בשכונה והשלמת הפיתוח.

תחומי אחריות מנהלת הפרויקט:

1. גיבוש, ניהול ומעקב אחרי לו”ז הפרויקט.
2. גיבוש הצעת תקציב, עלויות פיתוח והצגתם לאישור מנהלת הקיבוץ.
3. אישור תכנון לביצוע ומעקב שוטף ליישומו.
4. בקרה על מהלך עבודה של המנהל ההנדסי, ופיקוח על הביצוע.
5. אישור מינוי יועצים ובקרה על עבודתם.
6. בקרה תקציבית על הפרויקט.
7. אחריות להנגשת המידע לכלל הבונים.
8. ריכוז קבלת פניות, בקשות ובליווי יו”ר המנהלת הפרויקט בערעור של בונים על החלטות מנהלת הפרויקט, במסגרת נוהל עבודה זה.
9. ניהול הבקרה ואכיפת מסגרת הבנייה הפרטית בהתאם להסכמי הפרויקט ולהחלטות הקיבוץ.
10. הגדרת סמכויות וניהול מנהל הפרויקט (המנהל ההנדסי/מפקח).

נוהלי עבודה, כללים:                   

1. מנהלת הפרויקט תקבע את סדרי עבודתה.
2. מנהלת הפרויקט תתכנס מעת לעת, אך בכל מקרה לא פחות מאחת לחודש ובהתאם לדרישה ו/או לצורך.
3. ליו”ר מנהלת הפרויקט נתונה הסמכות לכנס ישיבות מנהלת ולקבוע את הנושאים לסדר היום.
4. מועדי הישיבות ייקבעו מראש ויפורסמו לחברי מנהלת הפרויקט בתוך פרק זמן סביר מראש.
5. נושאי הישיבה וחומר רקע רלוונטי יופצו מראש במייל לחברי מנהלת הפרויקט.
6. ההזמנה לישיבה תפרט את סדר יומה, מועד קיומה ומקומה.
7. כל חבר במנהלת הפרויקט יוכל לבקש להעלות נושאים לדיון בפנייה מראש בכתב ליו”ר מנהלת הפרויקט.
8. לצורך הניהול השוטף של הפיתוח והבניה בפרויקט ימונה צוות תפעולי (מרכז משק, מנהל פרויקט, מנהל בינוי ותשתיות) אשר יבצע ניהול שוטף ורציף של הפרויקט בזמן הביצוע.
9. מנהלת הפרויקט תדווח אחת לשלושה חודשים לבונים ולמנהלת הקיבוץ על התקדמות הפרויקט. במידת הצורך יקוימו מפגשי בונים.
10. כספי הפיתוח יופקדו בחשבון ייעודי ולא בחשבון השוטף של הקיבוץ, ולמען בקרה תקציבית יוקם תמחיר ייעודי בהנהלת החשבונות של הקיבוץ.
11. על מנהל הפרויקט לערוך גאנט מעודכן המציג את התקדמות הפרויקט בכל אחד מההיבטים הקשורים בו, ולהציגו למנהלת הפרויקט ולמנהלת הקיבוץ לצורכי בקרה ועדכון.
12. במידה ויוצע להרחיב את  הפרויקט גם ל”בנייה מרוכזת לפי דגמים” – ייקבעו נוהלי עבודה ייעודיים ופרטניים אשר יאושרו בנוהל נפרד על ידי מנהלת הקיבוץ.

ניהול כספי:

1. הפרויקט מנוהל בתקציב “סגור” אשר מקורו בתשלומי הבונים.
2. כלל הוצאות הפרויקט ינוהלו ברישום ובקרה תמחיריים נפרדים ובחשבון נפרד אשר אינו חשבון הראשי של הקיבוץ.
3. מנהלת הכספים של הקיבוץ תנהל את מערך הרישום והתזרים של הפרויקט.
4. מנהלת הפרויקט תבצע בקרה תקציבית רבעונית על הפרויקט.
5. צפי לחריגה מאומדנים מאושרים לפי הסכמי בונים יוצג ויאושר גם במנהלת הקיבוץ.
6. כל בקשה למימון, להשתתפות הקיבוץ, לביצוע עבודות ע”י הקיבוץ ולא על חשבון הפרויקט – באישור מקדים ומפורש של מנהלת הקיבוץ בלבד.

אופן ניהול הישיבה:

1. יו”ר מנהלת הפרויקט ינהל את הישיבות בהתאם לסדר היום שפורסם כאמור.
2. בישיבה יהיו נוכחים חברי מנהלת הפרויקט בלבד. השתתפות אורחים תתאפשר רק באישור מראש.
3. במידה ויהיו נוכחים בעלי עניין אישי בישיבה, בין אם מוזמנים ובין אם חברי המנהלת, אשר אושרה השתתפותם כאמור לעיל, יש לציין זאת בפרוטוקול, ואין לקיים דיון והליך קבלת החלטות בנוכחותם. לחילופין ניתן לקבל את בקשתם בכתב באשר לסוגיות פרטניות.

אופן קבלת החלטות במנהלת הפרויקט

1. ההחלטות יתקבלו ברוב קולות הנוכחים.
2. בהיעדרות של יותר מ- 50% מחברי מנהלת הפרויקט ולפי שיקול דעת של יו”ר מנהלת הפרויקט – לא יתקבלו החלטות באותה הישיבה.
3. חבר מנהלת אשר נעדר לעיתים תכופות מהישיבות – תפעל המנהלת להחלפתו.
4. ערעור של בונה על החלטות מנהלת הפרויקט תובא לדיון במנהלת הפרויקט. ערעור על החלטות מנהלת הפרויקט יובא להכרעה במנהלת הקיבוץ.

פרוטוקול ישיבה:

1. באחריות מנהל הפרויקט ובאישור יו”ר מנהלת הפרויקט להוציא טיוטת פרוטוקול בכל ישיבה ליתר חברי המנהלת.
2. הפרוטוקול יכלול: תאריך, פירוט שמות הנוכחים, סדר היום של הישיבה, עיקרי הדיון, תמצית החלטות.
3. הפצה ואישור הפרוטוקול יהיו במייל חוזר על ידי חברי מנהלת הפרויקט.
4. פרוטוקולים והחלטות המנהלת יונגשו לכלל הבונים.
5. יש לקיים מעקב אחר יישום החלטות במסגרת לוח הזמנים שהוגדר בפרוטוקול.